残業が少ない事務系職種の仕事内容と就職法!


事務系職種の仕事内容と事務職に向いている人

事務職とは、 他の社員がスムーズに仕事が行えるように支援する仕事です。
事務職の仕事を探すと、色々な名前が出てきます。しかしどの業界においても、事務職は、サポート業務なので、基本的にやることは大きく変わりません。

また他の職種に比べて残業が少なかったりするので、事務職は女性に人気です。

事務系職種の仕事内容

①書類の作成・処理・整理などのアシスタント業務

事務職が担当する最も代表的な仕事は、「書類の作成・処理」です。
営業であれば見積書、請求書、納品書など、経理では、経費の精算や決算に係る伝票・書類など、人事・総務に関するものでは給与明細、税金、社会保険関連の書類などの書類作成処理が必要です。

また作成した書類は、あとで確認できるようにしておく必要があります。紙で印刷された書類は、種類、日付などで分類し、バインダーなどにファイリングなどをし、パソコンで作成されたファイルなら、書類の種類や作成日などに応じて、フォルダを作成して保存します。

②電話・来客応対

担当者の離席中に電話や来客があったときに、代わりに用件を聞いたり、打ち合わせスペースや会議室へと案内したりするのも、多く場合は事務職の仕事です。また、会社の代表番号が事務職につながっているケースも少なくありません。さまざまな問い合わせを担当部署に振り分ける役割を担うこともあります。

事務職の種類と違い

ざっくりと事務職の仕事内容を紹介しましたが、具体的な仕事の内容は、会社の規模や種類、配属先の部署などで少しずつ違います。事務職の種類をざっと説明していきます。

一般事務

書類の作成・処理・ファイリングやデータ入力、郵便物の発送・仕分けなどを担当。特定の部署の仕事を専門的に担当するのではなく、幅広い領域の仕事に携わることが多いです。

営業事務

営業部に配属され、見積書、請求書などの作成・発送のほか、電話・来客応対、 プレゼンテーション資料の作成や業務効率化提案など 他の社員の営業・販売業務をサポートします。

経理事務

現金の出納(支払い・受取り)、伝票の仕分けや処理、経費精算、決算書類の作成補助など。また、書類の作成や処理を通して、会社が行うお金のやり取りの管理をします。

人事事務・労務事務

社員の採用や退職、異動に関する手続きや、給与計算、社会保険の手続きなどに携わり、公的な機関とのやり取りもします。

総務事務

備品の管理・発注やオフィス・建物の管理などを行う。社内外で行われるイベントの運営・準備などを担当することもあります。

管理事務

管理事務の仕事内容は、各部署の資料作成、財務や生産管理・在庫管理に関わる事務作業などを行います。生産管理とは、商品が必要な分会社で作れているのかを管理する仕事で、在庫管理とは、商品を作るための原料をしっかり用意してあるか確認する仕事です。

広報

広報は自社の商品やサービス、経営に関する様々な情報を会社関係者に発信し、自社やブランドへの理解やロイヤリティを深める仕事です。事務アシスタントの業務は多岐にわたりますが、主に電話対応、メール対応、書類整理、資料作成などを担当します。

カスタマーサービス(CS)

商品やサービスを購入した顧客、あるいは購入しようか迷っている顧客がもつ不満や疑問を電話などで解決する仕事です。コールセンターみたいなものをイメージすると良いと思います。

事務に向いている人、採用されやすい人

①コミュニケーションスキルがある

会社が事務職の採用を行う際に最も重要視しているのは、実は「コミュニケーションスキル」です。 事務職は社内外とのコミュニケーションがたくさん発生する仕事です。電話・来客時の応対のほか、書類のやり取りなどでお客様と直接、連絡を取らなければいけないケースが多々ありますので、そういったスキルが必要です。

②書類の作成・処理などをスピーディかつ正確に出来る

「書類の作成・処理」「書類のファイリング・整理」「データ入力」などをしますが、これらは、会社内での業務を、書類やデータとして正確に保存・伝達することです。もし、書類やデータに誤りがあっては意味がありません。

「作業の正確さ」は、事務職として働く上で欠かすことのできない要素といえます。また、締切りが設定されている場合がほとんどなので、スピーディに処理していく能力も求められるでしょう。

事務系職種の魅力は、残業時間が少ないことです。

事務系職種の魅力は、何といっても残業時間が少ないことです。

DODAが発表した124職種の中で、残業時間が最も少ない職種トップ10を発表しています。
トップ10のうち、事務・アシスタント系の職種が8個ランクインしています。

どれも残業時間が20時間未満のため、残業は多くても1日1時間程度です。

引用  https://doda.jp/guide/zangyo/

興味のある仕事でなかった場合、先程の画面にクリックすれば戻れます。

ただ事務職に就職するのは、かなり難しいです。その理由とは?

ただ事務職に就ける人は、かなり少ないも現状です。

以下は、転職サイトDODAが発表した企業の求人倍率です。2019年1月のデータです。

引用 https://doda.jp/guide/kyujin_bairitsu/

上の図の事務・アシスタント系を見てください。求人倍率0.23と書いてあります。
実は、事務職は、求人が1つ出ても、4人に1人しか事務の仕事につけないかなり難しい仕事です。

全体の求人倍率が2.13ですから、何かの職種に応募したら、1人当たり平均2つの企業から内定をもらえます。様々な職種を並べても、2番目に難しい販売・サービス系でも0.95なので、1人あたりに約1つの企業から内定をいただけます。そう考えると事務で企業から正社員として、採用してもらう難しさは、異常だと言えるでしょう。

事務職に就職するのが難しい理由

①そもそも事務職は、求人が少ない

事務は、求人数自体がそもそも少ないです。理由は、サポート業務だからです。

営業マンとかは、商品を売れば売るほど会社に利益をもたらすので、積極的に採用したいという会社が多いです。だけど事務は、そういった人のサポートが出来ても、自分の仕事で会社に利益を生み出しづらいです。そのためなるべく事務の人は、少なくしたいと企業は思っています。

それと事務の仕事は、結構単純作業が多かったりします。
そのため、仕事がどんどん機械に置き換わっているという事実があります。そのため求人数がどんどん減っています。

②事務経験者、社会人経験がある人が採用される

事務は、特に女性に人気な職種です。
そうなると応募が殺到します。そうなるとなるべく企業はいい人を採用したいと思います。

そもそも経理事務とか貿易事務とか通訳とかは、かなり専門的な仕事ですし、未経験で出来ません。そうなると一般事務とか、営業事務とかに多くの人が行くのですが、そこでも事務経験者や営業経験者が採用されてしまいます。

そうなると既卒、第2新卒が未経験でつくのはかなり難しい仕事だと言えます。

事務職に就くには、戦略が必要です。

事務職の仕事内容と就職の難しさについて述べてきました。
次に、どうやって未経験の人が事務の内定を手にするかについて話します。
それは、事務の求人数が多いエージェントに登録することです。

エージェントを使って就職、転職すれば、求人サイトと違いプロに相談できるので、内定率が高いので、おすすめです。

エージェントとは?

エージェントとは、あなたの適性やキャリアビジョンにあった就職、転職先を無料で提案してくれる場所です。エージェントに登録すれば、あなた専属のキャリアアドバイザーが、あなたに合った求人の紹介、書類、面接対策までを無料でサポートしてくれます。

エージェントの利用流れ

就職エージェントの利用の流れ

①エージェントへの登録&エージェントからの連絡
②キャリアコンサルトとの面談
研修付きのエージェントの場合)研修
③ 求人の提案、企業への応募
④企業の書類選考、面接
⑤内定&入社

になっています。

事務職志望の人がエージェントに登録した方が良い理由

①事務の求人数が多いエージェントに登録すれば、穴場の求人が見つかる可能性がある。

事務の中でも人気企業の事務だったり、強いライバルと競争しない内定できない事務求人に申し込むと、かなりの確率で不採用になります。なので穴場の事務求人を見つけることが大切です。

事務の求人を多く持っているエージェントに行くと、穴場の求人をエージェントのキャリアアドバイザーが教えてくれる可能性があります。またどういった人が採用されたなどのデータが蓄積されている場合も多いので、何度も何度も不採用が続くということを防げる可能性が高いです。

②企業うけの良い人材になる方法を教えてくれる。

エージェントは、企業から求人をもらう際に、実際に企業に訪問し採用担当と話します。したがってエージェントは、企業の担当者がどのような人を欲しているかを知っています。

しかももし、過去に誰かがあなたの志望企業の面接をうけていたりすると、どんな質問をされたか?や過去にどんな人が採用されたかなどの極秘情報も知っています。そういった情報と共に選考の対策をとれるので、企業から採用される可能性が増えます。

そういった条件を満たしているエージェントが就職shopです。

事務職を目指す人にとって、就職shopが良いと思う理由は、業界トップの約8500社の求人を持っているからです。

就職shopの求人数は、8500社とかなり多いです。他の既卒、第2新卒向けのエージェントは、多くて5000社くらいですから、この数字は、断トツ多いです。

以下は、就職shopで就職、転職した人の就職、転職先企業です

引用 就職shop

女性の場合、約40%の人が、事務・アシスタント系の仕事についています。
これは、業界最大手のリクルートだから出来ることで、他のエージェントだと求人数が少ないので、このようなことにはなりません。

就職shopの紹介動画

相談可能地域  東京、埼玉、千葉、神奈川、神戸、大阪、京都 
サポート対象 学歴不問 30歳未満

エージェントの拠点外の人は、普通の就職サイトを使うのがおすすめです。

エージェントが使えない人は、Re就活を使うと良いです。
エージェントのように無料でサポートをしてくれることはありませんが、事務系の求人はあります。